POLITYKA PRYWATNOŚCI FLASHAI
Ostatnia aktualizacja: grudzień 2024
§1. ADMINISTRATOR DANYCH
Administratorem Twoich danych osobowych jest:
LEO WONDER Paweł Pałczyński
ul. gen. Stanisława Maczka 9/32, 05-480 Karczew
NIP: 532-183-93-70
REGON: 141209430
Email: hello@flashai.pl
Tel: +48 662 210 356
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz kontaktować się pod adresem: privacy@flashai.pl
§2. ZAKRES PRZETWARZANYCH DANYCH
2.1. Dane Abonentów (klientów B2B)
Przetwarzamy następujące dane firm korzystających z usługi FlashAI:
- Dane identyfikacyjne: nazwa firmy, NIP, REGON, adres siedziby
- Dane kontaktowe: imię i nazwisko osoby kontaktowej, email, telefon
- Dane techniczne: domena strony, konfiguracja agenta AI
- Dane rozliczeniowe: historia płatności, faktury
- Dane logowania: email, hasło (zaszyfrowane)
2.2. Dane użytkowników końcowych (odwiedzający strony Abonentów)
Widżet FlashAI na stronach naszych klientów może zbierać:
- Treść rozmów z chatbotem
- Dane kontaktowe podane dobrowolnie (imię, email, telefon)
- Dane techniczne: adres IP, typ urządzenia, przeglądarka, język
- Przybliżona lokalizacja (kraj, miasto - na podstawie IP)
- Identyfikator sesji (ciasteczko)
§3. CELE I PODSTAWY PRZETWARZANIA
3.1. Dla Abonentów
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna | Okres przechowywania |
| Wykonanie umowy (świadczenie usługi FlashAI) | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO | Czas trwania umowy + 3 lata |
| Wystawianie faktur i rozliczenia | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny) | 5 lat (przepisy podatkowe) |
| Obsługa zgłoszeń i reklamacji | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO | 3 lata od zamknięcia sprawy |
| Marketing bezpośredni (newsletter, oferty) | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) | Do wycofania zgody |
| Dochodzenie roszczeń | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes) | 3 lata od zakończenia umowy |
3.2. Dla użytkowników końcowych
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna | Okres przechowywania |
| Obsługa rozmów z chatbotem | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Abonenta) | Zgodnie z ustawieniami Abonenta, max 24 miesiące |
| Zbieranie leadów | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) | Zgodnie z polityką Abonenta |
| Statystyki i analityka | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes) | 24 miesiące |
§4. PRZETWARZANIE PRZEZ MODELE AI
4.1. Jak działa AI w FlashAI
Aby zapewnić wysoką jakość odpowiedzi, treść rozmów jest przetwarzana przez zewnętrzne modele AI (Large Language Models). W celu zapewnienia najwyższej jakości odpowiedzi, treść rozmów może być przetwarzana przez modele AI różnych dostawców (w tym europejskich, amerykańskich i azjatyckich).
4.2. Zasady przetwarzania AI
- Dane są przesyłane do modeli AI wyłącznie w celu wygenerowania odpowiedzi w czasie rzeczywistym
- Dostawcy AI nie przechowują treści rozmów na stałe
- Dane nie są wykorzystywane do trenowania modeli AI
- Przesyłane są tylko niezbędne informacje (treść pytania, kontekst rozmowy)
- Dane osobowe (email, telefon) są automatycznie anonimizowane przed wysłaniem do AI
4.3. Lokalizacja przetwarzania
Główne serwery FlashAI znajdują się w Unii Europejskiej. Przetwarzanie przez modele AI może odbywać się również poza UE, w oparciu o standardowe klauzule umowne (SCC) zapewniające odpowiedni poziom ochrony danych.
§5. ODBIORCY DANYCH
Twoje dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
5.1. Dostawcy usług IT
- Dostawcy hostingu i infrastruktury serwerowej (UE)
- Dostawcy usług CDN i ochrony DDoS
- Dostawcy modeli AI (UE, USA, Azja) - tylko treść rozmów w celu wygenerowania odpowiedzi, bez przechowywania
5.2. Operator płatności
Płatności obsługiwane są przez zewnętrznego operatora płatności, który przetwarza dane niezbędne do realizacji transakcji zgodnie ze standardem PCI DSS Level 1. FlashAI nie przechowuje pełnych numerów kart płatniczych.
5.3. Organy państwowe
Dane mogą być udostępnione organom państwowym (np. urzędom skarbowym, sądom) na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
§6. PLIKI COOKIES
6.1. Cookies FlashAI (panel dashboard.flashai.pl)
| Nazwa | Cel | Typ | Czas życia |
flashai_session | Sesja zalogowanego użytkownika | Niezbędne | Sesja |
flashai_lang | Preferencje językowe | Funkcjonalne | 1 rok |
flashai_theme | Preferencje wyglądu (tryb ciemny/jasny) | Funkcjonalne | 1 rok |
6.2. Cookies widżetu FlashAI (na stronach Abonentów)
| Nazwa | Cel | Typ | Czas życia |
flashai_visitor | Identyfikacja powracającego użytkownika | Funkcjonalne | 30 dni |
flashai_chat_open | Zapamiętanie stanu okna czatu | Funkcjonalne | Sesja |
6.3. Zarządzanie cookies
Możesz zarządzać plikami cookies poprzez ustawienia przeglądarki. Wyłączenie cookies niezbędnych może uniemożliwić korzystanie z niektórych funkcji usługi.
§7. TWOJE PRAWA
Na podstawie RODO przysługują Ci następujące prawa:
7.1. Prawo dostępu (Art. 15 RODO)
Możesz uzyskać informację, czy przetwarzamy Twoje dane, a jeśli tak - otrzymać ich kopię.
7.2. Prawo do sprostowania (Art. 16 RODO)
Możesz żądać poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.
7.3. Prawo do usunięcia (Art. 17 RODO)
Możesz żądać usunięcia danych, jeśli nie ma podstawy do ich przetwarzania.
7.4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (Art. 18 RODO)
Możesz żądać ograniczenia przetwarzania w określonych sytuacjach.
7.5. Prawo do przenoszenia danych (Art. 20 RODO)
Możesz otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym formacie (JSON/CSV) i przekazać je innemu administratorowi.
7.6. Prawo do sprzeciwu (Art. 21 RODO)
Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie, w tym marketingu bezpośredniego.
7.7. Prawo do cofnięcia zgody
Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją cofnąć w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed cofnięciem).
7.8. Prawo do skargi
Masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).
§8. JAK REALIZOWAĆ SWOJE PRAWA
8.1. Dla Abonentów
- Email: privacy@flashai.pl
- Panel: dashboard.flashai.pl → Ustawienia → Dane osobowe
- Listownie: LEO WONDER Paweł Pałczyński, ul. gen. Stanisława Maczka 9/32, 05-480 Karczew
8.2. Dla użytkowników końcowych
Jeśli rozmawiałeś z chatbotem FlashAI na stronie innej firmy, w sprawie swoich danych skontaktuj się bezpośrednio z właścicielem tej strony (jest on Administratorem Twoich danych).
Możesz też napisać do nas (privacy@flashai.pl), a przekażemy Twoje zapytanie odpowiedniemu Abonentowi.
§9. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH
Stosujemy następujące środki bezpieczeństwa:
9.1. Środki techniczne
- Szyfrowanie transmisji (TLS 1.3)
- Szyfrowanie danych w spoczynku (AES-256)
- Regularne kopie zapasowe
- Monitoring i alerty bezpieczeństwa
- Firewall i ochrona DDoS (Cloudflare)
- Dwuskładnikowe uwierzytelnianie (2FA) dla panelu
9.2. Środki organizacyjne
- Zasada minimalnych uprawnień
- Szkolenia pracowników z zakresu ochrony danych
- Procedury reagowania na incydenty
- Regularne audyty bezpieczeństwa
§10. ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI
FlashAI wykorzystuje algorytmy AI do:
- Generowania odpowiedzi na pytania użytkowników
- Klasyfikacji rozmów (temat, priorytet)
- Wykrywania potencjalnych leadów (Hot Lead)
§11. ZMIANY POLITYKI PRYWATNOŚCI
11.1. Zastrzegamy sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki Prywatności.
11.2. O istotnych zmianach poinformujemy:
- Abonentów - emailem na adres kontaktowy
- Użytkowników strony flashai.pl - poprzez banner informacyjny
§12. KONTAKT
W przypadku pytań dotyczących ochrony danych osobowych:
Email: privacy@flashai.pl
Telefon: +48 662 210 356
Adres: LEO WONDER Paweł Pałczyński, ul. gen. Stanisława Maczka 9/32, 05-480 Karczew
Odpowiadamy na zapytania w ciągu 14 dni roboczych.
FlashAI by LEO WONDER | flashai.pl | hello@flashai.pl | +48 662 210 356